Gestion des plannings : construire les cycles et roulements

Les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux s'appuient sur une organisation du travail complexe, avec un fonctionnement devant répondre aux différentes exigences de prise en charge et continuité de service (fonctionnement H24, 7 jours/7,...).

La réponse à ces différentes exigences nécessite d'optimiser l’organisation du travail par la mise en place et/ou l’actualisation de cycles et roulements.

Au delà d'une meilleure utilisation des ressources et recherche d'efficience, la construction des cycles et roulements doit aussi permettre de prendre en compte la qualité de vie au travail des professionnels, garantir l'équité, ...

La formation proposée par le cabinet ABAQ Conseil en Management vise à outiller les professionnels en charge de la gestion et de l’organisation du temps de travail, et gestionnaires de planning, et partager avec eux les expériences et démarches engagées dans les différentes missions menées par le cabinet.

Les objectifs de la formation

• Maîtriser les principes et règles de décompte et de gestion du temps, notamment en matière d’obligation annuelle de travail, d’amplitude horaire, des repos, des congés, etc…

• Appliquer une méthodologie de construction des cycles et roulements abordant les différents cas de figure (compétences requises, temps partiel, formation, alternance jour/nuit, …), en maîtrisant la méthode institutionnelle d’élaboration des plannings,

• Articuler la gestion des plannings et la gestion des effectifs,

• Comprendre les liens entre gestion des plannings et efficience organisationnelle,

• Développer une vision globale et une démarche active de régulation,

• Insérer la gestion du temps de travail et son évolution dans un contexte de dialogue social.

Le programme de la formation

Maîtriser la réglementation du temps de travail

L'identification des postes de travail, le décompte et la gestion des effectifs
- La distinction à opérer entre métier, poste de travail et effectif
- Les différentes notions d’effectifs et leurs usages
- Articulation des différentes notions d’effectifs dans les processus de conception et de gestion des organisations
- Pratiques de gestion des effectifs et de gestion des plannings
- La gestion des pools et des moyens de remplacement

Notions de base concernant la gestion des plannings : construction des cycles et roulements
- Les préalables indispensables (organisation, règles de gestion du temps, gestion des remplacements)
- Méthodologie générale de conception des cycles et des roulements
- Combiner la correcte définition des cycles de travail et l'organisation des horaires et jours de travail dans les services
- Articuler la gestion des absences avec l’annualisation, la modulation, le cycle et les autres modes d’ARTT pratiqués dans l’établissement
- Comment mettre en place des cycles de travail
- Présentation d’outils de simulation et manipulation de ces outils
- Organiser les cycles de travail : méthode et étapes-clés

La construction opérationnelle des roulements plannings : exercices d'application
- Comment construire un roulement cohérent
- Le cas général de montage d’un roulement : personnel à temps plein
- Comment intégrer le travail à temps partiel dans un roulement commun
- Le cas des postes aménagés
- Le personnel avec astreinte
- Le cas des personnels alternant jours et nuits
- Les plannings avec roulements annualisés
- Les cas complexes : intégration de contraintes multiples
- Les erreurs à éviter, les trucs et astuces

Les leviers d'action pour une meilleure adéquation entre ressources et activité
- Les facteurs d’efficience / croissance des effectifs
- Un indicateur d’efficience dans les services de soins
- La maîtrise de l’activité, premier levier d’action pour une meilleure adéquation entre ressources et activité
- La maîtrise des ressources, second levier d’action pour une meilleure adéquation à une activité
- Les formules d’aménagement du temps de travail (ATT) : un moyen puissant pour l’adaptation des ressources à une activité
- GPEC et évolution des effectifs et des compétences.
- La conduite du changement et la gestion d’un tel projet au sein de l’établissement

Public, modalités et durées

Pour l'ensemble de ces modules:

A qui s'adressent ces formations ?

Pour qui ?

• Professionnels et cadres du secteur sanitaire, social et médico-social, dans le cadre d'actions collectives initiées par la structure

Prérequis :

• Aucun

Modalités pédagogiques

• Exposés suivis de questions-réponses et d'échanges avec les participants, étude de cas, échanges de pratiques
• Présentation d’outils et modèles
• Remise d'un support de formation aux apprenants (reprenant les diapositives présentées, et études de cas).
• Mise à disposition d'un espace web comprenant toutes les informations nécessaires au suivi de la formation

Cout de la formation

• Un devis est établi sur simple demande à partir de des besoins et attentes de l'institution. Le cout de la formation est calculé sur  la base du nombre de jours de formation, des frais de déplacement et hébergement associés, et des couts pédagogiques (accès des stagiaires à l'extranet, reprographie, couts administratifs).
• A titre indicatif, l'ensemble de ces couts sont de l'ordre de 1 200 € à 1 500 € Net par journée de formation, soit 100 à 125 € Net pour 7 heures de formation/stagiaire, pour un groupe de 12 stagiaires.

Durée

•  Formation sur mesure, durée à définir en fonction des besoins et attentes des apprenants

Evaluation

• Questionnaire de satisfaction : en fin de formation est réalisée avec chaque participant une évaluation sous forme de questionnaire, documenté en fin de session.
• Bilan de fin de formation : il est réalisé avec les apprenants un bilan oral de fin de formation. Celui-ci permet d’apprécier la pertinence du dispositif de formation, le degré de satisfaction des stagiaires et des éventuelles améliorations à apporter.
• Evaluation des acquis au cours de la formation : une validation des acquis est réalisée tout au long de la formation, au travers des exercices d’application et études de cas.
• Evaluation des acquis de la formation, en fin de session : une évaluation des acquis de la formation est réalisée en fin de formation, sous forme de questionnaire documenté par les apprenants. A l’issue de cette évaluation est remise une attestation de compétences.

Informations complémentaires

• La prise en compte du handicap est systématiquement réalisée dans le déroulement de la formation et l'accessibilité des locaux.
• Règlement intérieur des formations.