Réaliser l'auto-évaluation (évaluation interne) de son ESSMS

La Haute Autorité de Santé (HAS), désormais en charge de l’organisation des évaluations des établissements et services du secteur social et médico-social, a initié un nouveau dispositif d’évaluation.

Centré sur la personne accompagnée, le nouveau référentiel désormais applicable à tout type d’établissement ou service, recense les différentes exigences à satisfaire.

La nouvelle procédure s’appuie sur un cycle comprenant des auto-évaluations (évaluations internes), et une évaluation réalisée tous les 5 ans par un organisme accrédité et habilité.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ces auto-évaluations, le cabinet ABAQ Conseil en Management a développé un dispositif personnalisé et modulable d’accompagnement des structures concernées dans leur démarche.

Les consultants du cabinet ABAQ Conseil en Management appréhendent ainsi la démarche d’auto-évaluation (évaluation interne), non seulement comme un auto diagnostic,  mais aussi comme un outil managérial, permettant l'évaluation puis l'amélioration de la qualité de la prestation, qui va donc au-delà d'un simple audit interne, contrôle, ou d'une obligation réglementaire.

Cette démarche constitue ainsi un réél outil de management et d'accompagnement du changement pour les ESSMS (établissements et services sociaux et médico-sociaux).

L'auto-évaluation (évaluation interne) : une démarche managériale

Une démarche applicable à l'ensemble des établissements et services sociaux et médico-sociaux

Le nouveau dispositif comprend donc d’une part des auto-évaluations et d’autre part des évaluations tous les 5 ans conduite par des organismes évaluateurs. 

Ces démarches concernent tous les établissements et services mentionnés à l’article L.312-1 du Code de l'Action Sociale et des Familles (CASF) : EHPAD, SSIAD, IME, ITEP, ESAT, FH, MAS, MECS, service de prévention spécialisée...

La démarche d'auto-évaluation s’appuie notamment sur le référentiel d’évaluation de la HAS, les différentes recommandations de bonnes pratiques professionnelles complémentaires et spécifiques à l’activité de l’établissement ou du service.

Elle est menée de manière continue et ses résultats sont transmis à l’autorité qui a délivré l’autorisation (ARS, CD, …) via le système d’information SYNAE.

Elle est conduite en cohérence avec la démarche d'évaluation (évaluation externe), le référentiel et les outils utilisés étant identiques.

L’auto-évaluation (évaluation interne) est réalisée par l’établissement/service, en s’appuyant sur les 3 méthodes préconisées par la HAS :

• L’accompagné traceur
• Le traceur ciblé
• L’audit système.

L’auto-évaluation repose ainsi sur un travail de collecte d’informations et d’analyse, mobilisant les personnes accompagnées, les membres du conseil de la vie sociale, les professionnels et la gouvernance des ESSMS.

Les travaux d’analyse puis d’amélioration vont ainsi porter sur la bientraitance et l’éthique, le respect des droits des personnes accompagnées, leur expression et participation, les modalités de co-construction et de personnalisation de leur projet d'accompagnement, l'accompagnement à l'autonomie et à la santé. Les volets relatifs à la politique des ressources humaines et à la démarche qualité et gestion des risques sont également interrogés.

Favoriser un management par la qualité

Le processus récurrent et itératif d’auto-évaluation (évaluation interne), puis d’évaluation (évaluation externe) des activités et de la qualité de la prestation ainsi défini, induit et soutient le principe d’une démarche d’amélioration continue de la qualité et du service rendu à l'usager. L'évaluation et le dispositif d’amélioration continue de la qualité qui en résultent favorisent la mise place d’un mode de management participatif : le management par la qualité.

Les consultants en Management du Cabinet interviennent régulièrement dans des établissements et services sociaux et médico-sociaux relevant du champ de l'exclusion, du handicap, des personnes âgées, de la protection de l’enfance, de la protection des majeurs...

Ils s’appuient notamment s’appuyer sur les nombreuses missions d’évaluation interne réalisées depuis les années 2000 par le cabinet ABAQ Conseil en Management, soit plus de 600 établissements accompagnés, et sur les accompagnements de structures sanitaires dans leur démarche de préparation à la certification HAS.

Réussir son auto-évaluation (évaluation interne)

Un accompagnement sur mesure, sous forme de conseil ou formation

L’accompagnement conduit par les consultants-experts du cabinet est réalisé sous forme de conseil ou de formation/action, associant le cas échéant des temps de formation inter-établissements et des temps spécifiques à chaque structure, avec des modules de formation initiale et de perfectionnement.

L'ensemble de la démarche conduite par la structure elle-même, et  organisée avec l'appui méthodologique du consultant-formateur respecte l'ensemble des obligations réglementaires, et notamment celles du référentiel et  du manuel d'évaluation de la qualité des ESSMS ou encore celles contenues dans les différentes recommandations de bonnes pratiques professionnelles.

Conduite de façon participative, elle permet aux professionnels concernés de répondre aux différentes questions évaluatives concernant leur accompagnement et ses impacts, de façon objective, pour aboutir à un diagnostic partagé, formalisé dans le rapport d'auto-évaluation (évaluation interne).

Les constats viendront ainsi alimenter naturellement la démarche qualité de l’établissement et son plan d'amélioration.

Une auto-évaluation en cinq étapes

Notre cabinet de conseil a développé une méthodologie et un management du projet se déclinant en 5 phases, sous forme de modules adaptés au secteur social et médico-social :

1. Mise en place d’une structure de gestion de projet (comité de pilotage) adaptée à la taille de l’établissement et chargée d'organiser et piloter la démarche d’auto-évaluation (évaluation interne) et d’amélioration continue de la qualité.

2. Formation initiale des personnes concernées aux méthodologies et outils de réalisation de l’auto-évaluation (accompagné traceur, traceur ciblé, audit système), à la mise en œuvre et au pilotage d’une démarche d’amélioration continue de la qualité, et au développement de l’ensemble des outils de gestion de la qualité,

3. Accompagnement des équipes et animation de groupes de travail pour la réalisation de leurs travaux, recueil de données et formulation de leur rapport d’auto-évaluation:

- animation des groupes de travail d’auto-évaluation : entretiens avec les personnes accompagnées, CVS, professionnels, … pour documenter les grilles accompagné traceur, traceur ciblé, audit système.

- formalisation des constats et synthèses,

- analyse des points forts et points d’amélioration et de progrès.

4. Formalisation d’un plan d’amélioration continue de la qualité des prestations, détaillant les décisions et choix de priorités de l'ESMS, objectifs de progrès, actions, et calendrier de mise en œuvre de ces différents axes.

Ces actions pourront concerner des changements des pratiques professionnelles, le développement des compétences ou l'optimisation de l'organisation et des processus de prise en charge des usagers, le développement de la bientraitance et de la personnalisation de l'accompagnement, le système d'information... en fonction des conclusions de l'état des lieux formalisé dans le rapport d'auto-évaluation et le respect des critères impératifs.

Ce plan d'amélioration pourra le cas échéant être consolidé au niveau de l'association ou organisme gestionnaire.

5. Définition des modalités de pilotage et de suivi de ce plan de progrès.