Plan de continuité de l'activité et gestion post-crise Covid-19

La crise du COVID-19 est une crise sans précédent, qui vient réinterroger notre préparation face à un tel évènement et qui nécessite de préparer au mieux  la reprise d'activité.

Une crise qui réinterroge les plans de préparation des structures

La réaction face à un tel évènement est souvent un tournant dans les valeurs institutionnelles et sociétales, pour les dirigeants, les professionnels et les personnes accompagnées.

La crise sanitaire du COVID-19 a ainsi montré l’importance : 

• de disposer de plans de continuité d’activité opérationnels, s’appuyant sur des procédures claires et connues de tous,

• d’anticiper et envisager des fonctionnements en mode dégradé,

• de gérer au mieux les ressources tant humaines que matérielles.

Les scientifiques envisageant la possibilité de répliques de cet épisode que nous avons pu connaitre. Il est ainsi important de pouvoir tirer les enseignements des dispositions mises en place et les améliorer, de façon concertée, en s’appuyant sur l’expérience, chacun à son niveau, de chaque acteur de l’institution.

Tirer profit du retour d’expérience (REX)

Si le premier temps de l’après-crise doit être consacré à la stabilisation et la continuité de l’activité et à l’accompagnement des différents acteurs, il semble opportun d’engager de manière participative un retour d’expérience.

Ce « REX » peut être accompagné par une personne ou un groupe de personnes extérieures à la gestion de la crise afin de réaliser un partage des situations vécues avec bienveillance et sans culpabilisation.

Chaque acteur d’une gestion de crise est inclus dans un système dit « apprenant » et le REX a pour objectif d’améliorer le ou les dispositifs existants et permettre une meilleure aide à la décision par une connaissance des réussites et des difficultés rencontrées.

Evaluer l’après-crise et le retour à la normale après une gestion de crise : mettre à jour son plan de continuité d’activité

Nous vous accompagnons pour mieux appréhender les spécificités de la gestion de crise Coronavirus et ses impacts pour l’activité de l’institution en s’appuyant sur la méthode du Retour d’Expérience.

Structurer son retour d’expérience

Le cabinet Abaq Conseil en Management propose d’aider les établissements et services à identifier les leçons à tirer et développer leurs capacités de retour d’expériences afin de construire un retour à la « normale » et anticiper de prochaines crises.

Nous étudions avec vous l’impact qu’a eu cette dernière crise auprès des personnes impliquées au sein de l’organisation et des parties prenantes au sens large.

Nous apportons nos conseils et aidons à mettre en place de nouvelles procédures de gestion de crise pour que l’institution retrouve la confiance de tous et puisse poursuivre son fonctionnement dans des conditions sereines.

Notre méthodologie d’évaluation de votre niveau de préparation et d’anticipation permet d’analyser les modalités de gestion de crise de votre institution à tous les niveaux :

• Par thématiques spécifiques en lien avec les obligations règlementaires en termes de prévention et gestion de crise

• Par fonction

• Par implantation géographique

• Par services ou prestations

Les outils utilisés s’appuient sur les obligations règlementaires en matière de plan de continuité de l’activité et de plan Bleu.

Notre méthodologie d’évaluation identifie les points forts et points d’amélioration potentiels de votre organisation, inscrite dans une démarche d’amélioration continue et pour une évaluation à travers un REX (Retour d’Expériences).

Cette analyse peut être approfondie par des entretiens individuels et collectifs au sein de votre institution, une analyse documentaire détaillée sur votre fonctionnement face à la crise.

Le retour d’expérience mis en œuvre avec les consultants du cabinet va permettre de solliciter l’ensemble des parties prenantes et analyser chacun des points suivants, à ajuster en fonction de votre contexte :

• La démarche de gestion du risque et sa formalisation

• Les activités prioritaires d’accompagnement et de soins à préserver

• Les ressources (humaines, matérielles, immatérielles, financières) essentielles

• Au-delà du COVID-19, les autres événements indésirables qui sont susceptibles d’affecter le fonctionnement de l’établissement/service

• La pertinence des mesures de protection et de prévention mises en œuvre (usagers, professionnels, environnement) et les évolutions à envisager

• Le fonctionnement et le maintien de la chaîne d’approvisionnement

• Les modalités de gestion de crise mises en œuvre (missions et rôles, mise en place d’une cellule de gestion de crise …)

• L’existence et la précision du Plan de continuité d’activité existant

• La sensibilisation et l’information préalable des personnels,

• La communication auprès des usagers, familles, environnement

• L’accompagnement des salariés

• L’association des instances (CSE, CA, …)

• Les moyens mis en œuvre

• La reconnaissance de l’implication des acteurs

• Le retour au fonctionnement habituel

L’évaluation aboutira à un plan d’actions formalisé avec des objectifs, des priorités, des échéances, des indicateurs et une structure de pilotage de la démarche.

Réajuster le Plan de Continuité d'Activité (PCA)/ Plan Bleu

A partir de ce retour d’expérience peut être mis à jour le plan de continuité de l’activité/plan bleu, et ses modalités de déploiement et partage sont définies.

Définir de nouvelles modalités d’organisation du travail

De façon complémentaire, ce retour d’expérience et mise à jour du plan de continuité d’activité est aussi l’occasion de réorganiser le travail et les modes de fonctionnement (télétravail, aménagement des horaires, utilisation des moyens de communication, …).

Spécialistes de l’organisation du travail, les consultants du cabinet ABAQ Conseil en Management peut aussi vous appuyer dans ces réflexions.

Une démarche sur mesure

Dans le cadre d’une prestation d’expertise dont les modalités seront définies avec vous (formation, séminaire, mission de conseil), nos consultants vous accompagnent sur site ou en téléconférence pour vous aider à organiser et cadrer les actions à mettre en œuvre pour protéger les personnes que vous accompagnez, vos salariés et prendre en compte les enjeux de votre institution.