Le dossier unique de l'usager

Les consultants et formateurs du cabinet ABAQ Conseil en Management vous permettent de consolider la gestion du dossier de vos usagers.

Ils interviennent dans tout type d'établissement (champ du handicap, personnes âgées, exclusion, ...)

L'accompagnement réalisé sous forme de formation, d’audit ou conseil, vise à :

• définir le contenu de votre dossier unique usager, pour que celui-ci couvre tous les champs professionnels et garantisse le respect du secret professionnel pour chaque corps de métier concerné

• faciliter la mise à jour en temps réel du dossier

• assurer la sécurité des pièces des dossiers, notamment dans le cadre du stockage et de la consultation

• garantir le droit d’accès au dossier par les usagers et représentants légaux, dans le respect de la règlementation en vigueur

Renforcer la lisibilité et la traçabilité de l’accompagnement

Le dossier médical du patient est en place depuis longtemps dans les établissements sanitaires.

Depuis 2002 et la loi rénovant le code de l'action sociale et des familles, obligation est faite aux établissements et services sociaux et médico-sociaux de créer et tenir à jour un dossier pour chaque usager accompagné.

Ce dossier retrace l’évolution de la personne au cours de son accompagnement et assure la continuité, la sécurité et la cohérence de l’accompagnement.

Il facilite ainsi la connaissance de l'usager et la coordination entre les différents intervenants.

Qu'il soit sous format papier ou format informatisé, sa conception doit lui permettre de contenir toutes les informations et données relatives à la situation de la personne et de son parcours, dans ses différentes dimentions: administrative, suivi médical et para-médical, prise en charge éducative, sociale, pédagogique, professionnelle...

Les différents volets du dossier unique de l'usager regrouperont notamment : les décisions d'orientation, examens, bilans et évaluations, diagnostic, histoire de l'usager, projet personnalisé et de soins, contrat de séjour, courriers avec l'usager et sa famille, conduite à tenir en situation d'urgence,...et l'ensemble des écrits des professionnels relatifs à son accompagnement et sa prise en charge.

Son organisation et sa gestion opérationnelle doivent en outre garantir l’obligation de discrétion à l’égard des personnes extérieures à la structure, ainsi que le respect des secrets professionnels des corps de métier concernés.

Dans un contexte d’exigence de traçabilité et de lisibilité de l’accompagnement de plus en plus prégnant, le dossier de l’usager a une autre valeur ajoutée : il constitue en effet le meilleur support de valorisation de la qualité de l’intervention des professionnels au bénéfice de la personne accueillie.

Notre accompagnement pour sécuriser vos dossiers usagers

Formation à la bonne gestion du dossier unique de l'usager

Notre prestation peut consister en une formation, couvrant notamment les champs suivants :

• Contexte et rappels législatifs et des bonnes pratiques professionnelles

• Les notions de confidentialité, de secret professionnel et de partage d’informations à caractère secret

• La communication du dossier à l’usager et les conditions d'accès à celui-ci

• La création du dossier unique de l’usager (architecture, contenu,…)

• La bonne administration et gestion du dossier unique de l’usager par les différents intervenants (ouverture lors de l'admission, tenue du dossier, mise à jour et traçabilité des informations, classement, sécurisation, archivage,...)

Audit et conseil

L'intervention des consultants du cabinet ABAQ Conseil en Management, peut également être réalisée sous forme d’audit/conseil,  portant notamment sur :

• l'organisation et l'architecture du dossier (volets administratifs, thérapeutiques, sociaux, éducatifs, ...)

• le système d'information associé

• le contenu et la lisibilité des pièces

• les processus et modalités de mise à jour des informations et l'effectivité de celle-ci

• le stockage et la sécurisation des différentes pièces

• les règles d’accès et de consultation des dossiers par les professionnels et les partenaires (professionels de santé extérieurs, hôpital, médecin traitant, autres services sociaux et médico-sociaux...)

• les modalités d’accès à son dossier par l’usager ou ayant droit (information de la personne et effectivité de l’accès)

L'audit réalisé par le consultant analyse l'organisation et les pratiques en vigueur actuellement, et s’appuie sur la règlementation, les recommandations de bonnes pratiques professionnelles (ANESM, HAS, Ministère de la Santé…).

Il donne lieu à la formalisation d’un rapport d’audit, qui détaille pour chaque point : les forces, faiblesses et marges de progres de l’établissement ou du service. Ce rapport permettra ensuite d'établir un plan d'action et d'amélioration.

Enfin, les consultants formateurs du cabinet peuvent vous accompagner dans la mise en oeuvre de la réorganisation du dossier, à partir des résultats du diagnostic initial.

Cet accompagnement associe alors dans un groupe projet un représentant de chaque corps de métier concerné, ce qui permettra de mobiliser vos personnels sur la bonne gestion du dossier de l'usager.