Audit du siège social et services administratifs

Missions et organisation du siège social et des services supports

 

Les prestations d'audit et de réorganisation de sièges sociaux réalisées par les consultants du cabinet ABAQ Conseil ont pour objectif de permettre à chaque siège social de prendre toute sa place dans son rôle de pilotage de la mise en œuvre du projet de l’organisme gestionnaire et l'accompagner dans sa fonction de promoteur de l’amélioration des performances de l'institution.

 

Des missions de plus en plus globales et stratégiques

Les évolutions et enjeux du secteur sanitaire et médico-social (rapprochements, fusions et acquisitions, CPOM,…), ainsi que les réformes en cours, notamment en termes de financement (convergence tarifaire, EPRD, SERAFIN-PH, …) renforcent le rôle déterminant des sièges sociaux au sein des organismes gestionnaires, dans leurs missions techniques, globales et stratégiques.

Le siège social doit d’abord assurer (ou s’assurer) d’un certain nombre de missions reconnues : élaboration et suivi des projets d’établissements, participation aux politiques publiques et relations avec les autorités, amélioration de la qualité du service rendu aux usagers, amélioration des systèmes d’information, respect des normes et obligations, conformité à la réglementation, mise en place de procédures de contrôle interne et contrôle de gestion, veille juridique et réglementaire, ou encore conduite de diverses études…

Au-delà de ces missions, il doit aussi garantir et maîtriser la mise en œuvre du projet associatif / de l’organisme gestionnaire, et souvent réaliser des missions opérationnelles centralisées telles que la gestion comptable et budgétaire, la paie, la gestion de la trésorerie, l'administration et la gestion des ressources humaines et compétences,  répondre aux appels à projets, …

En interface avec les instances statutaires de l'association / organisme gestionnaire, il s'agit également pour l'équipe dirigeante d'anticiper et permettre la prise de décisions efficaces au service de l’usager et du développement de l'association.

Il a ainsi un rôle d’appui-conseil, d’expertise, et de contrôle interne.

 

Porter et garantir le projet de l’organisme gestionnaire

organisation des fonctions administratives

La mission, le rôle et les fonctions d’un siège et des processus supports ne doivent toutefois s’appréhender qu’au regard de la stratégie de l’organisme gestionnaire.

Le siège est en effet l’un des outils de mise en œuvre de cette stratégie, et son organisation et ses missions pourront ainsi évoluer au cours du temps. Ce sera par exemple en particulier le cas lors d'une situation de rapprochement des organismes gestionnaires.

Les missions conduites par notre cabinet d'audit et conseil en organisation visent à vérifier et évaluer si l’organisation et le fonctionnement général des processus supports et fonctions administratives, ainsi que les articulations avec les ESMS, sont en adéquation avec la stratégie et les missions attendues de la structure.

Réinterroger les organisations et processus

L'approche des consultants dans les missions d'appui à la réorganisation des sièges sociaux comprend généralement une démarche méthodologique en 3 temps :

- Un diagnostic organisationnel, qui permet d’interroger les différents processus et de faire évoluer la performance globale (financière et organisationnelle) des services administratifs.

Ce diagnostic portera par exemple sur les responsabilités des différents acteurs et directions, leurs délégations et missions, les organigrammes et les liens hiérarchiques et fonctionnels, les processus de réalisation et de pilotage, l'adéquation activité/ressources...

- Sur la base de l'analyse de l’état des lieux réalisé par les auditeurs (recensement des points forts, des dysfonctionnements, recommandations…), il s’agira ensuite de proposer un schéma de réorganisation et d’évolution et un plan d’actions cohérents avec les orientations stratégiques de l’association, dans un souci d’efficience et de qualité de service rendu, et de visibilité et connaissance des actions.

- L’accompagnement à la mise en œuvre concerne souvent la redéfinition des missions et fonctions, des délégations et subdélégations, des macro-processus de gestion, la mise en place d’outils, indicateurs et tableaux de bords…pour renforcer et améliorer l'efficacité et l'efficience des fonctions administratives et de la Direction Générale.

 

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