Publication : mercredi 12 octobre 2016

Réorganisation des fonctions administratives et techniques

L’ANAP vient de publier un Zoom sur l’inscription des fonctions administratives et techniques dans un projet de réorganisation en établissement de santé.

La mise en place d’un projet de réorganisation territoriale (fusion d’établissement, mise en place d’une direction commune, …) revêt de nombreux enjeux vis-à-vis des personnels administratifs et techniques.

Dans un projet de réorganisation des fonctions administartives et techniques, outre la recherche de gains de productivité, il s’agit de valoriser les métiers techniques et administratifs et de favoriser le partage d’expertise entre l’ensemble des établissements de santé.

Il faut en effet noter que plus du quart des personnels non médicaux d’un EPS (établissement public de santé) est représenté par l’équipe administrative et technique. La redéfinition des missions et rôles des équipes administratives et techniques est donc primordiale.

L’ANAP s’est intéressée à différentes fonctions support :

- Les ressources humaines,

- Les finances,

- Le contrôle interne, 

- Le contrôle de gestion,

- Biomédical,

- Patrimoine immobilier,

- Achats/approvisionnement,

- Gestion des magasins,

- Bio nettoyage,

- Gestion des déchets,

- Gestion du parc locatif,

- Gestion des prestations concédées,

- Transport des biens et des personnes

Ont été associés à ces travaux des représentants d’établissements de soins, des groupes d’associations ou d’établissements.

 

Une démarche de mise en œuvre et trois outils.

ANAP organisation fonctions administratives et techniques

La démarche proposée vise à fournir un kit méthodologique au chef de projet concerné par le rapprochement d’établissement.

Il s’agit ainsi de lui permettre de réaliser un état des lieux, de préparer un plan d’action et d’assurer sa mise en œuvre.

Les lignes directrices qui sont proposées sont bien sûr à adapter en fonction du contexte local.

Les outils proposés par l’ANAP permettent d’établir :

- Une cartographie des processus.

- Un état des lieux par établissement.

- Un état des lieux à l’échelle du GHT.

Pour chaque étape de la démarche est mise à disposition une fiche action méthodologique, donnant au responsable de projet la liste des taches essentielles à mettre en œuvre, et permettant de suivre l’avancée des travaux (rubriques à compléter avancement, échéances de l’étape, de la tâche, le statut,…).

Afin de faciliter les travaux, l’ANAP propose ensuite une cartographie des processus concernant chacune des fonctions administratives et techniques.

Il s’agit ainsi de permettre à l’établissement de décrire ses différentes activités selon des mêmes modalités. Chaque processus dispose d’une fiche d’identité précisant sa finalité, quels en sont  les bénéficiaires, ses différentes activités, ses entrants et sortants, les unités d’œuvre, les critères de qualité du service rendu.

Cet outil ne vise pas à réaliser un diagnostic de chaque établissement, mais à recenser les spécificités éventuelles, le niveau de spécialisation, les synergies possibles, les expertises, …

La fiche d’identité du processus, propose également, dans la situation d’un rapprochement ou de la constitution d’un GHT, une évaluation théorique de l’impact de la territorialisation du processus.

Cet impact est évalué selon 5 axes :

- garantir ou renforcer la cohérence territoriale,

- acquérir, renforcer ou diffuser l’expertise entre les établissements du territoire,

- améliorer l’environnement de travail des professionnels concernés par le processus,

- maîtriser la consommation de ressources,

- favoriser l’harmonisation des pratiques entre les établissements et réduire le poids des spécificités locales.

Un second outil (outil au format Excel) permet de préciser le niveau de maitrise du processus par établissement. Cet outil permet de réaliser ainsi un état des lieux détaillé : quels personnes interviennent dans le processus, combien de temps est-il consacré à celui-ci, quel est sa volumétrie, sa temporalité, quelle est la qualité du service rendu, …

Le dernier outil (lui aussi au format Excel), qui est utilisé ensuite, permet de générer une photographie de groupe à l’échelle du GHT. Il permet ainsi de travailler à partir d’une base commune sur la construction territoriale de la fonction administrative ou technique correspondante.

Pour en savoir plus: Inscrire les fonctions administratives et techniques dans un projet de réorganisation