Publication : dimanche 6 mars 2016

Certification V2014 : expérimentation des visites non annoncées (VNA)

Depuis la dernière version V2014, la HAS autorise le suivi des certifications avec recommandations d’amélioration sous forme d’une VNA (Visite non annoncée).

Cette visite résulte de la demande de l’établissement, après qu’il ait envoyé son second compte qualité.

Il ne s’agit pas d’une inspection surprise, mais de la possibilité pour l’établissement de faire constater les améliorations apportées, et de bénéficier d’une certification pour 2 années supplémentaires.

 

Les visites non annoncées

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Les VNA sont accessibles aux établissements certifiés en B.

Le compte qualité suivant la décision de certification devra mettre en avant les différentes améliorations lui permettant de sécuriser son système et maîtriser les risques correspondant aux écarts identifiés dans le rapport (au plus tard quatre ans après la notification de la décision, une visite obligatoire doit être réalisée).

C’est pendant cette période que l’établissement pourra demander une VNA auprès de la HAS.

La VNA porte sur la totalité des thématiques faisant l’objet d’une recommandation d’amélioration.

La VNA est ainsi l’occasion de démonter la mobilisation de l’établissement, et la progression de son système, au travers de la suppression des écarts résiduels.

Selon les informations contenues dans le compte qualité et le document d’interface, la HAS pourra accepter la DNA, au plus tard douze mois après l’envoi de ce dernier compte qualité.

Cela permettra ainsi à l’établissement de santé d’atteindre le niveau de certification, et d’obtenir une certification délivrée pour 6 ans, pour peu qu’il parvienne à lever les recommandations.

 

Une expérimentation conduite en 2016

La HAS a publié une fiche technique sur les visites non annoncées, qui feront l’objet au cours de l’année 2016 d’une expérimentation (celle-ci permettra d’ailleurs de réviser cette fiche).

Le dispositif devrait ainsi être déployé en 2017, en permettant de structurer toutes les phases de la VNA, depuis la réception du compte qualité, jusqu’à l’additif au rapport de certification.

L’expérimentation des VNA se déroulera entre mai et septembre 2016 (établissements testeurs seront ceux qui ont été certifiés B entre juin et novembre 2015).

 

L’actualisation du compte qualité et la préparation de la VNA

L’établissement ne va pas, pour la thématique considérée, modifier le structure de son analyse, mais en revoir le contenu, en considérant le rapport de certification comme une donnée supplémentaire.

Il pourra ainsi être amené à ajouter un risque non identifié précédemment, hiérarchiser différemment ses risques et leur niveau de maîtrise, revoir son plan d’action, créer des indicateurs, ….

La HAS conseille pour préparer la VNA de constituer une équipe chargée de conduire l’amélioration des systèmes et processus de l’établissement. Il est également nécessaire d’informer les professionnels sur la VNA et sa finalité.

L’établissement doit ensuite bien sûr mettre en place sa stratégie pour évaluer sa conformité aux standards, en impliquant les équipes, avant de conduire ses plans d’actions permettant de répondre aux standards non acquis.

 

Préparer la visite.

Les délais sont courts, puisque la visite n’est annoncée que 15 jours à l'avance. L’établissement a la possibilité de refuser celle-ci si les conditions ne lui permettent d’y répondre.

Pour préparer au mieux la visite, au-delà de la logistique, l’établissement devra disposer des informations les plus récentes : plan et description de l’organisation de l’établissement, documents et données sur la qualité, indicateurs, documents clés sur les thématiques concernées, …

La visite réalisée n’a pas pour objet de valider le compte qualité. Sa finalité est de constater l’atteinte des objectifs fixés par l’établissement, au travers d l’analyse de l’état d’avancement des plans d’actions énoncés.

 

Le déroulement de la VNA

Celle-ci concerne toutes les thématiques qui ont fait l’objet d’une recommandation d’amélioration (le nombre de thématiques concernées conditionnant le dimensionnement de la visite).

Les experts visiteurs ne sont pas nécessairement ceux ayant réalisé la visite initiale. La HAS privilégie en effet la compétence des experts visiteurs sur les thématiques concernées.

Les VNA comportent systématiquement une rencontre des pilotes opérationnels et stratégique de la démarche qualité et gestion des risques.

 

A l’issue de la VNA

Un additif sera rédigé par les experts visiteurs, puis adressé dans les 5 semaines à l’établissement. Après une phase contradictoire (dans le mois suivant), l’additif fera l’objet du processus décisionnel.

L’établissement pourra ainsi faire l’objet d’une décision de certification pour deux années supplémentaires, ou d’une décision de certification assortie de recommandations sur les thématiques investiguées en visite, ou d’une décision de certification assortie d’obligations d’améliorations (et d’éventuelles recommandations d’amélioration) sur les thématiques investiguées en visite, ou d’une décision de non certification, ou encore d’une décision de sursoir à la certification en raison de réserves ou d’un avis défavorable à l’exploitation des locaux.

 

Pour en savoir plus: Fiche technique - Visite non annoncée (VNA) V2014